BelegWerk: Welche Angebotsfassung wurde tatsächlich angenommen?

Zwei Fassungen auf dem Schreibtisch

Ein Kunde erhält ein Angebot für eine kleine Fotoproduktion. Am nächsten Tag kommt eine zweite Fassung hinzu, weil ein zusätzliches Motiv gewünscht ist. Welche Leistungen gelten, wenn anschließend eine Zustimmung eintrifft? Für die Planung mit BelegWerk ist diese Frage hilfreicher als eine lange Liste gewünschter Schaltflächen. Der öffentliche Skrabi-Katalog beschreibt eine Kette von Angebot, Annahme, Auftrag und Rechnung sowie einen Positionseditor. BelegWerk ist eine Premiumvorlage für einen Bauauftrag. Eine bereits laufende Buchhaltungsanwendung oder geprüfte steuerliche Umsetzung wird damit nicht bereitgestellt.

Die Bestätigung erhält einen Bezug

Lege zwei harmlose Musterangebote an: Fassung A enthält drei Motive, Fassung B vier. Gib jeder Fassung eine eindeutige Kennung und einen eigenen Stand. Schreibe dann eine Testbestätigung, die ausdrücklich Fassung A nennt. Dein geplanter Auftrag übernimmt deren drei Motive. Er darf nicht einfach die zuletzt bearbeitete Datei verwenden. Die Unterscheidung zwischen einer aktuellen Entwurfsfassung und einer bestätigten Fassung gehört als redaktionell vorgeschlagene Anforderung in den Projektprompt.

Eine unklare Nachricht wie „Das passt so“ bleibt im Übungsfall eine Rückfrage. Notiere, welche Informationen der zuständige Mitarbeiter zur Klärung sehen soll: beide Fassungen, ihre Unterschiede und die eingegangene Nachricht. Erfinde dafür keine automatische rechtliche Entscheidung. Das Beispiel prüft die Zuordnung von Dokumenten; es ersetzt keine Prüfung konkreter Vertragsfragen.

Änderungen nach der Annahme sichtbar halten

Ändere nach der Musterannahme den Namen einer Leistung im allgemeinen Katalog. Bereits bestätigte Positionsbeschreibungen sollen in unserem Entwurf nachvollziehbar bleiben. Plane deshalb einen gespeicherten Dokumentstand und einen getrennten Verweis auf den Katalogartikel. Schreibe ebenfalls auf, wie ein zusätzlicher Wunsch aufgenommen wird: als neue Abstimmung mit eigener Kennung, nicht als stilles Überschreiben der vorherigen Vereinbarung. Ein Aktivitäteneintrag sollte erklären, wer die neue Fassung vorbereitet hat und weshalb.

Ein kleines Abnahmegespräch durchführen

Bitte eine zweite Person, aus deinen Beispieldateien den gültigen Umfang abzulesen. Sie sollte ohne mündliche Zusatzinformation erklären können, welche Fassung bestätigt wurde und welche Änderung noch offen ist. Prüfe anschließend einen absichtlich falschen Bezug auf eine unbekannte Angebotskennung. Der Bauauftrag verlangt dafür eine verständliche Klärung statt einer erfundenen Verknüpfung. Für diese Vorarbeit genügen lokale Textdateien und eine Tabelle. Versand, Rechnungserstellung und produktive Speicherung werden erst bei der späteren Implementierung eingerichtet und geprüft.